Pontos críticos para tomada de decisão na escolha de uma ferramenta de S&OP

Neste texto abordarei alguns pontos fundamentais para a escolha de um software que atenda o processo de S&OP. A procura tem sido sob a cobertura do planejamento de demanda, planejamento de Operações ou Supply, gestão do processo de S&OP através de indicadores e auxiliadores de tomadas de decisão e também um software bastante requisitado no mercado que são os APS's (advanced planning and scheduling) que são utilizados para a execução da produção.

Com alguns anos de experiência tenho me deparado com diferentes situações, em algumas delas muitas promessas de entregas, porém, na prática entrega-se muito pouco.

Em outras situações apresenta-se algo fantástico que na prática nunca foi usado por ninguém. E em outros casos, manipulações de informações para mostrar o que o cliente quer enxergar.

Mas claro que existem desenvolvedores sérios, que estão no mercado há anos, que assumem suas limitações e são honestos com seus atuais e futuros clientes, que são chamados de “parceiros”.

Passos para aquisição de uma ferramenta de S&OP.

Como estamos falando de ferramentas que individualmente custam muito e que compradas em um pacote completo podem custar alguns milhões de reais, eu sou a favor da organização de um processo organizado de Bidding ou cotação envolvendo pessoas especialistas em suas áreas de atuação, como por exemplo:

Futuro usuário chave ou o especialista da área, alguém com a visão de processos, a visão de TI, todos os possíveis usuários e por último o departamento de compras que realizará toda a negociação sob as normas e padrões da Companhia.

Alguns passos escolher a ferramenta através do processo de Bidding

Parte 1 – Entendimento da Necessidade e Primeira Oferta

O primeiro passo é organizar o time, desenhar o processo atual, expor os pontos falhos ou críticos que a nova ferramenta precisará cobrir.

Após ter claro e consenso da necessidade mínima, é hora de chamar os fornecedores de soluções convenientes para o tamanho da sua companhia, segmento e também do seu bolso ou orçamento.

Obs: Caso não tenha nada em mente, uma solicitação de referências no linkedin pode ajudar.

Com no mínimo 3 fornecedores em uma mesma reunião é preciso deixar 100% claro de suas necessidades e ter 100% de certeza que foi compreendido.

Após o prazo combinado é hora desses fornecedores voltarem para apresentar algo sob medida que atenda suas necessidades ou parte delas de forma individual.

Normalmente dentre 3 fornecedores existe um que fica bem longe das expectativas, aí já é o momento de descartar para que não haja perda de tempo de ambos.

O mínimo esperado para uma compra ou troca de ferramenta é: Agilidade, confiabilidade, flexibilidade, rastreabilidade, suporte às decisões e integração.

Parte 2 – Funcionamento em Campo

Dando continuidade no bidding é hora de conhecer a ferramenta em campo, solicitando ao menos a referência de 2 clientes por fornecedor para que seja realizado uma visita presencial para entendimento do funcionamento da ferramenta.

Obs: hoje em dia é normal realizar reuniões de forma remota via vídeo conferência, Skype, webex, etc... porém, somente em último caso essa prática deve ser adotada.

Pode ser que a ferramenta só tenha sido implementada fora do país, aí é uma decisão que precisa de alguns outros pontos de avaliação que serão mencionados a seguir.

O futuro cliente precisa ter a liberdade de ir sozinho (sem a presença do fornecedor) para checar e avaliar a ferramenta em funcionamento.

Solicite sempre a visualização da ferramenta em funcionamento, pois na apresentação em Power Point tudo funciona muito bem.

Leve consigo perguntas formuladas previamente descritas em cima de seus “pontos de dores” e que precisam ser sanados com a futura aquisição.

Aproveite a visita para falar rapidamente com o time de TI, a opinião deles é muito importante para a tomada de decisão.

Parte 3 – Pré Decisão

Neste momento você já tenha se identificado com algo, pode ser que você siga com somente 1 ou mantenha dois fornecedores na disputa.

Algo muito comum e que ajuda nas decisões são duas solicitações:

1 – Retorno do Investimento: o fornecedor pode mostrar o retorno potencial do investimento que a ferramenta proporcionará ou o retorno do investimento já realizado em outros clientes (resultados reconhecidos pelo cliente)

2 – Conhecido no mercado como POC (Proof of Concept): esta prova de conceito tem o objetivo de mostrar ao cliente como a ferramenta funcionará na prática com a sua realidade.

O cliente pode solicitar resultados, cenários e até mesmo a simulação de como funcionaria no dia a dia.

Parte 4 – Tomada de decisão – Escolha da Ferramenta

Após os 3 pontos acima é hora da tomada de decisão.

Reúna novamente o time do bidding com todos os dados planilhados e decidam qual o melhor custo x benefício para sua companhia.

Seguem alguns pontos de consideração antes da tomada de decisão:

• Fácil Integração com outros sistemas da Cia
• Flexibilidade para customizações, bem como o custo e tempo para realizar
• Parceria de implementação, custo e tempo de projeto. Normalmente é envolvido terceiros
• Suporte local e ágil
• Tempo para novas atualizações
• Custo anual de manutenção (licença de uso)
• Custo de Treinamentos
• Custo investimento em hardwares ( principalmente servidores)
• Entre outros.....

Com todos esses pontos reunidos sem dúvidas a decisão será mais assertiva.

Um processo como este pode levar um tempo maior porém, vale a pena ser mais assertivo da primeira vez do que ter que “customizar” a ferramenta toda ou pior, abandonar o uso ou ser escravo de algo que não te trouxe o benefício esperado.