Reuniões de S&OP – como torná-las mais produtivas! Se tem algo que as pessoas reclamam nas empresas, a maioria em cargos de liderança, é a participação em reuniões. Normalmente consomem tempo, e por muitas vezes sem que resultados efetivos sejam obti
Já ouvi relato sobre realização de reunião para agendar reunião.
As questões que normalmente são alvo de reclamações:
· Ausência de informações sobre a pauta da reunião.
· Falta de informações sobre o que cada participante deve levar ou preparar.
· Inclusão de participantes que não deveriam ou não precisariam estar presentes.
· Mal dimensionamento do tempo para realização das reuniões. Normalmente falta tempo.
· Atraso para início das reuniões.
· Falta de registro dos assuntos tratados, e ações geradas.
· Falta de um coordenador da reunião, que possa colocar a mesma dentro do seu objetivo toda vez que os temas estiverem desviando do propósito.
Realizar uma reunião, em um cenário que as empresas buscam produtividade e melhor utilização do tempo de seus membros, é necessário estar atento aos itens acima citados, e assim tornar as reuniões objetivas e eficazes.
E quando falamos de S&OP as reuniões têm papel fundamental dentro do processo, pois formalizam o encerramento de cada etapa dentro do seu ciclo completo.
As reuniões de S&OP, que normalmente contam com um número considerável de participantes, precisam de um planejamento prévio e principalmente um controle durante a sua execução.
Uma das atividades que deve ser inserida no roadmap de implementação do S&OP é a estruturação das reuniões.
Devem ser estabelecidos:
· Objetivo(s) da reunião. O objetivo deve dar clareza aos participantes sobre qual o propósito e os resultados que deverão ser obtidos com a sua realização.
· Participantes. Deve ser definido o público para cada reunião com as atribuições de cada um, ou seja, papeis e responsabilidades. Deixar claro quais os critérios para substituição de um participante por outro.
· Regras para realização das reuniões. Definir em quais circunstancias as reuniões poderão ser canceladas ou adiadas, e qual a composição mínima para que decisões possam ser consideradas como tomadas, sem a necessidade de novas reuniões ou ações para buscar aprovação.
· Informações. As informações que serão objeto da reunião deverão estar disponíveis, e sempre que possível já previamente enviadas aos participantes, para que possam ser realizados os questionamentos ou solicitações de correções, que mitiguem o risco de travar uma reunião por falta de consenso sobre o que está sendo exibido.
· Formato de Apresentação. A forma de apresentação deve ser aquela que exija o menor esforço dos participantes. Sempre que possível aproveitar os recursos das ferramentas de S&OP, sem a necessidade de transcrição e preparação de materiais, como slides ou planilhas eletrônicas.
· Registro de reunião. As reuniões devem ter o registro dos assuntos tratados e principalmente as ações geradas. O dono do processo de S&OP será o responsável por cobrar pelas ações e atualizar os participantes sobre o status das mesmas.
O dono do processo de S&OP tem a responsabilidade de conduzir as reuniões, e de mantê-la dentro do seu propósito. Não é uma tarefa simples.
Quando o papel do dono do processo não está consolidado os participantes com maior nível hierárquico, quando não reconhecem o papel do dono do processo, podem adotar a postura de conduzir a reunião de acordo com as necessidades da sua área de atuação.
O dono do processo deve a cada reunião realizar uma reflexão sobre o que foi bom e o que precisa ser melhorado, tomando as ações necessárias para que cada reunião se consolide como geradora de valor para o processo.
Como um processo complexo o S&OP precisa amadurecer em todas as suas atividades, e as reuniões são fundamentais para alcançar os resultados efetivos.
Para elevar o patamar das reuniões, quando todas as boas práticas foram tomadas, basta disciplina e comprometimento de todos os participantes.
E as regras não são apenas para as reuniões de S&OP, mas sim para toda e qualquer reunião.
Boas reuniões!
