Gestão de Mudanças – será que preciso inserir no meu projeto de S&OP? Até pouco tempo atrás, não mais que dez anos, falar em gestão de mudanças soava como modismo.

Muitas consultorias levavam o tema como sendo uma das frentes para projetos de implantação de novas metodologias ou processos, e as empresas cortavam da proposta por entender que seria um gasto sem retorno efetivo, e algumas vezes acompanhado da frase “aqui não temos problemas com mudanças, as pessoas assimilam rapidamente”.

Gestão da mudança não significa apenas comunicar para as pessoas o que será alterado, mas sim trabalhar com vários pilares que tornem possível realizar uma transformação na cultura organizacional com o menor impacto possível.

Realizar a gestão de mudanças significa ter processo, ferramentas e técnicas para gerenciar o lado das pessoas na mudança para alcançar os resultados requeridos para o negócio.

Promover mudanças ignorando o fator humano quando falamos de expectativas, tratando como sendo um item que pode ser manipulado e ajustado somente pelo desejo de fazer acontecer, pode levar aos problemas que normalmente ficam escondidos atrás da frase “estamos juntos”, e nos bastidores o movimento é totalmente contrário.

Um projeto de S&OP requer uma gestão de mudanças. Sempre é necessário entender abrangência do escopo do projeto de implementação de novos processos, que neste caso envolve a empresa como um todo e traz uma alteração muitas vezes radical na forma de executá-lo.

É preciso criar uma visão de onde estamos e onde vamos chegar, para dar o propósito e direcionamento para realizar a mudança. Significa reduzir a resistência a mudança.

Uma das primeiras tarefas da gestão de mudanças será entender as expectativas de todos os principais envolvidos, alinhando com o perfil da função exercida e nível de poder exercido na empresa. Entender as expectativas para poder administrá-las, e isso não significa atender, é uma das principais chaves do sucesso de qualquer projeto.

As pessoas precisam de respostas, e saber o que esperam permite que a equipe do projeto trabalhe no alinhamento entre todos os envolvidos.

Projetos onde as expectativas são ignoradas, normalmente geram mais ruídos e atrasos, e falta de comprometimento com o resultado.

A responsabilidade pelo processo de gestão de mudanças, em uma grande parcela de empresas, é da área de Recursos Humanos.

As pessoas dificilmente se comprometem com o que não entendem o propósito. E deixar que cada um assimile a mudança de acordo com o seu entendimento, é um risco muito grande.

Para gestão de mudanças existem vários modelos que podem ser aplicados, e normalmente a consultoria escolhida para implementação do novo processo de S&OP vai recomendar um deles.

Seguem alguns passos importantes para a implementação do Processo de S&OP:

Objetivo e Meta do Projeto: dar total visibilidade aos envolvidos de onde estamos e onde queremos chegar.

Pessoas: escolha das pessoas Chave (envolvidas diretamente com o S&OP), principalmente do Dono do S&OP. Este ponto vale a pena ser “estressado”, pois são essas pessoas que movimentarão todo o processo e as mudanças da Cia. Investir em técnicas e ferramentas para ter uma boa aderência ao perfil ideal é uma ótima opção.

Capacitação: mais do que ter uma meta interessante para alcançar é dar o mínimo de ferramentas para os envolvidos. Para alguns uma imersão de como e quando aplicar as ferramentas e para outros apenas o conhecimento de que elas existem. EX: treinamento específico em S&OP, PDCA, Green Belt, etc...

Comunicação: parece simples, mas manter todos os envolvidos na mesma página pode ser um desafio. Por isso que um plano de comunicação precisa ser aplicado tanto para o time do projeto quanto aos demais envolvidos, incluindo a cia como um todo.Ex: divulgar etapas do projeto, próximos passos, metas e resultados. Importante também separar a frequência de envio de comunicados para diferentes grupos, por exemplo: o time envolvido diretamente com o projeto; além da comunicação diária, vale a pena uma reunião semanal ou quinzenal de status e para os envolvidos indiretamente uma visão geral de forma mensal poderia ser suficiente.   

Feedback: uma técnica bastante comum no acompanhamento de projetos robustos é a coleta do feedback dos envolvidos, principalmente as pessoas mais distantes do projeto, ex: envolvidos que trabalham nas filiais, pessoas da área comercial que trabalham em campo, etc. Com o resultado desta coleta é possível calibrar o que está abaixo da expectativa no projeto.

Acompanhamento: não menos importante o acompanhamento pós “Go Live” é imprescindível para checar todas as expectativas do projeto e traçar planos periódicos para a melhoria contínua.

Investir em gestão da mudança é potencializar o sucesso na execução do processo de S&OP. Acreditar que apenas um bom discurso vai garantir o sucesso pode ser apostar apenas na sorte.